n-aos Digitalni ured

Digitalni ured je aplikacija za upravljanje poslovnom dokumentacijom u gospodarstvu. Aplikacija omogućuje dodavanje i mijenjanje dokumenata, dodavanje i upravljanje mapama (predmeti) dokumenata te međusobnu razmjenu dokumenata između korisnika aplikacije.
Svaki korisnik pristupa aplikaciji s jedinstvenim korisničkim imenom i lozinkom, te ima pristup onim dijelovima aplikacije koje su mu njegovim korisničkim ovlastima dodijeljena. Svi podaci u aplikaciji imaju mogućnost pregleda u excel (xls), pdf, html i csv formatu,grafički prikaz te mogućnost ispisa.Korisnicima je na raspolaganju i mogućnost brzog i jednostavnog slanja podataka e- poštom direktno iz aplikacije.
 
  1. Zaprimanje dokumenata (digitalizacija dokumenta, unos dokumenta,obavijest korisnicima)
  2. Rad s dokumentima (interna dostavna knjiga, pristup dokumentima, raspoređivanje, proslijeđivanje u računovdstvo, zaključivanje i arhiviranje dokumenata)
  3. Rad s e - dokumentima (ulazni e - račun, izlazni e - račun)
  4. Pregled, ispis i slanje podataka (pretraživanje tabličnog prikaza, grupiranje podataka,slanje e-poštom)
  5. Dijeljenje aplikacije (dodavanje novih korisnika,izmjena korisničkih prava,dijeljenje korisničkih prava)
  6. Proširenje aplikacije (kreiranje novih objekata,dodavanje postojećih objekata)
  7. Vanjski unos
  8. Unos ugovora
Kod unosa zapisa u aplikaciju Dokumentacija ► Polja označena sa * obvezno popuniti ► Ikona s desne strane polja koristi se za dodavanje novih zapisa u izbornik polja ukoliko izbornik ne sadrži potrebne podatke         

Zaprimanje dokumenata


Digitalizacija dokumenta

  • primljeni dokument u papirnatom obliku digitalizira se :
    • format ►pdf (preporuka)
    • boja ►crno - bijelo
    • veličina datoteke ►do 100KB

Proces rada i digitalizacije papirnatih dokumenata

  1. unesite novi zapis (+), odaberite predmet, vrstu, tip i status dokumenta, unesite kratak opis i datum, navedite osobe kojima dokument ide na uvid, te ostale podatke po potrebi, spremite zapis kako biste dobili urudžbeni broj,
  2. nakon spremanja ispišite naljepnicu (dva klika na QR code) i zalijepite naljepnicu na fizički dokument,
  3. skenirajte dokument (pdf) i dajte mu proizvoljan naziv ili naziv identičan urudžbenom broju, spremite ga u direktorij na lokalnoj mreži,
  4. uđite u promjenu zapisa i u polju Prilog kliknite na ikonu s desne strane, pronađite skenirani dokument (pdf) i odaberite ga, pojaviti će se poveznica na skenirani dokument s imenom urudžbenog broja,
  5. spremite zapis i gotovo, formirali ste digitalni zapis dokumenta. 

NAPOMENA: proces rada se odnosi na zaprimanje "papirnatih" dokumenata. Kad dobijete dokument u elektronskom obliku putem elektronske pošte, servisom e-račun ili slično, ne provodi se skeniranje ni označavanje naljepnicom (ukoliko nije nužno dokument sačuvati i u fizičkom obliku - u tom slučaju se ispisuje i na njega se lijepi naljepnica), a u ostatku je proces identičan.

Unos dokumenta

  • na glavnom izborniku odabere se ►Prijemni ured►Zaprimanje dokumenata
  • na radnoj traci klikne se na ikonu "Dodaj novi red"   ili se na glavnom izborniku odabere►Pomoćnici►Unos dokumenta
Kategorija - odabrati kategoriju (dolazni/odlazni) dokumenta koji se unosi
Urudžbeni broj - automatski se generira
Prilog - umetnuti poveznicu (link) na digitalizirani dokument
Kratak opis - upisati opis dokumenta
Datum dokumenta - upisati datum
Predmet - odabrati predmet (mapa) u koji se svrstava  dokument
Tip - odabrati način dostave dokumenta
Vrsta - odabrati vrstu dokumenta
Status - odabrati
Vanjski primatelj ili stvaratelj - odabrati naziv stvaratelja (pošiljaoc) dokumenta
Interni primatelj ili stvaratelj - odabrati naziv primatelja dokumenta
Broj priloga - upisati broj priloga uz dokument
Zaprimljeno - automatski se upisuje tekući datum
Vrsta dokumenta - odabrati vrstu knjiženja dokumenta►samo za knjigovodstvene dokumente
Broj dokumenta - upisati broj - oznaku primljenog dokumenta
Sveukupno - upisati iznos s dokumenta
Valuta - odabrati oznaku valute dokumenta
Datum dospijeća - upisati datum - rok plaćanja dokumenta
Napomene - upisati ili odabrati napomenu uz zaprimljeni dokument
Sadržaj - upisati kroz Wysiwyg editor
Odobren uvid za - odabrati naziv osobe kojoj se dokument prosljeđuje
Dokument - automatski se upisuje poveznica na nalog za knjiženje kod knjigovodstvenih dokumenata
Spremanjem zapis se automatski bilježi i u Internoj dostavnoj knjizi osobe kojoj je odobren uvid.
►Zaprimljeni dokumenti automatski se označavaju QR kodom    

Obavijest korisnicima

  • slanje obavijesti e - poštom korisnicima (osobama kojima je odobren uvid u dokument) da kroz internu dostavnu knjigu preuzmu zaprimljene dokumente
  • na glavnom izborniku odabere se ►Prijemni uredZaprimanje dokumenata►Postupci►Obavijesti korisnike
Na dan - upisati datum zaprimanja dokumenta
  • obavijest korisnicima se šalje za sve zaprimljene dokumente na odabranii datum  

Rad s dokumentima


  • pravo na rad s dokumentima stječe osoba - korisnik čiji je naziv (login) dodan u polje Odobren uvid za kod zaprimanja dokumenta

Interna dostavna knjiga

  • na glavnom izborniku odabere se ►Knjiga pošte i dostave►Interna dostavna knjiga
  • u tabličnom prikazu (grid) obilježi se dokument
  • na radnoj traci klikne se na ikonu ►"Izbornik tabličnog prikaza""Uredi označeni zapis"

Prihvaćeno - uključiti check box►Da

Pristup dokumentima

  • na glavnom izborniku odabere se ►Aktivni predmeti►Predmeti u radu
  • u tabličnom prikazu (grid) odabere se odgovarajuća mapa (predmet) dokumenata
  • odabere se kartica (tab)►Dokumenti u predmetu
  • za pregled i promjenu zapisa na radnoj traci klikne se na ikonu ►"Izbornik tabličnog prikaza""Uredi označeni zapis"
  • za dodavanje novog dokumenta na radnoj traci klikne se na ikonu ►"Dodaj novi red"

Raspoređivanje (kolanje) dokumenata

  • na glavnom izborniku odabere se ►Aktivni predmeti►Predmeti u radu
  • u tabličnom prikazu (grid) odabere se odgovarajuća mapa (predmet) dokumenata
  • odabere se kartica (tab) ►Kolanje dokumenata
  • na radnoj traci klikne se na ikonu►"Dodaj novi red"
Urudžbeni broj - odabrati broj dokumenta koji se prosljeđuje
Tip - odabrati
poslano internom poštom - ukoliko se prosljeđuje internom korisniku
poslano poštom - ukoliko se prosljeđuje vanjskom korisniku
Primatelj ili korisnik - odabrati naziv primatelja dokumenta
Adresa - upisati ili odabrati adresu ako se radi o vanjskom primatelju
Napomena - upisati ili odabrati tekst napomene za osobu kojoj se prosljeđuje dokument
Hitnost - odabrati
Prihvaćeno - automatski se upisuje
Prihvatio - automatski se upisuje
Prihvaćeno na dan - automatski se upisuje
Pošiljatelj - automatski se upisuje
Datum - automatski se tekući datuma
Spremanjem zapis se automatski bilježi i u Internoj dostavnoj knjizi osobe kojoj je raspoređen na uvid.

Proslijeđivanje dokumenata u računovodstvo

  • dokumenti se proslijeđuju u aplikaciju Računovodstvo na knjiženje
  • proslijeđuju se samo zaprimljeni ulazni računi ►kod unosa dokumenta obvezno upisati Vrstu dokumenta
  • u tabličnom prikazu (grid) obilježi se ulazni račun koji se proslijeđuje u računovodstvo
  • na glavnom izborniku odabere se ►Prijemni uredZaprimanje dokumenata►Postupci►Slanje dokumenta u računovodstvo
Potvrda zapisa - upisati vrstu potvrde (verifikacije) zaprimanja dokumenta

Zaključivanje i arhiviranje dokumenata

  • na glavnom izborniku odabere se ►Aktivni predmeti►Predmeti u radu
  • u tabličnom prikazu obilježi se mapa (predmet)
  • na radnoj traci klikne se na ikonu ►"Izbornik tabličnog prikaza"►"Uredi označeni zapis"
Predmet - automatski se upisuje
Vlasnik predmeta - neobvezan odabir ili upis
Opis -  automatski se upisuje
Datum otvaranja - automatski se upisuje
U radu - isključiti
Datum završetka - automatski se upisuje
Prijenos - ne koristi se
U rokovnik predmeta - ne koristi se
Odloženo u arhivu - uključiti
Lokacija arhive - odabrati lokaciju
Koordinate u arhivi - upisati
Arhivska građa - ne koristi se
Napomena - upisati ili odabrati napomenu
Promjene - automatski se upisuje datum i vrsta promjene na predmetu (mapa)
Spremanjem zapisa predmet (mapa) se automatski isključuje iz pregleda aktivnih predmeta i dodaje u pregled arhiviranih predmeta ►Arhiva► Arhivirani predmeti    

Rad s e - dokumentima


Ulazni e - račun

  • na glavnom izborniku odabere se ►Prijemni uredZaprimanje dokumenata►Postupci►Uvezi ulazni e - račun
  • za preuzimanje e- računa  klikne se na►Chose FIle (1)
  • odabere se odgovarajuća xml datoteka na lokalnom disku i klikne na ikonu ►"Pošalji"
  • za zaprimanje dokumenta odabere se prethodno uvezena xml datoteka (2) i klikne na ikonu►"Napravi"
  • pod Zaprimanje dokumenata generira se novi zapis ulaznog računa
    • preko poveznice( linka) u koloni Prilog dobiva se pregled ulaznog računa u pdf formatu
    • preko poveznice (linka) u koloni Sadržaj dobiva se pregled xml datoteke ulaznog računa

Izlazni e-račun

  • na glavnom izborniku odabere se ►Prijemni uredZaprimanje dokumenata►Postupci►Uvezi izlazni  e - račun
Račun - upisati izlazni (zaključeni) račun koji se zaprima
Dodaj u predmet - upisati oznaku mape (predmet) izlaznih računa
  • klikne se na ikonu►"Napravi"
  • pod Zaprimanje dokumenata generira se novi zapis izlaznog računa
    • preko poveznice( linka) u koloni Prilog dobiva se pregled izlaznog računa u pdf formatu
    • preko poveznice (linka) u koloni Sadržaj dobiva se pregled xml datoteke izlaznog računa
  • napravljena XML datoteka izlaznog računa automatski se sprema i u mapu (downloads) na računalu  

Vanjski unos


  • namjena - za tvrtke koje primaju i evidentiraju (obrađuju) poslovnu dokumentaciju drugih pravnih i fizičkih osoba (pr. računovodstveni servisi)
  • evidencija dostavljene poslovne dokumentacije na obradu i  unos u poslovne knjige od strane vanjskih korisnika
  • na radnoj traci klikne se na ikonu ►"Izbornik aplikacija"
  • u padajućem izborniku odabere se ►Centralni izbornik aplikacija►Vanjski unos
  • na glavnom izborniku odabere se ►Dokumenti
  • na radnoj traci klikne se na ikonu ►"Dodaj novi red"
Urudžbeni broj - automatski se generira
Prilog - umetnuti poveznicu (link) na digitalizirani dokument
Kratki opis - upisati opis dokumenta
Predmet - odabrati predmet (mapa) u koji se svrstava  dokument
Datum dokumenta - upisati datum
Vrsta - odabrati vrstu dokumenta
Vanjski primatelj ili stvaratelj - odabrati naziv stvaratelja (pošiljaoc) dokumenta
Interni primatelj ili stvaratelj - automatski se popunjava
Zaprimljeno - datum zaprimanja dokumenta automatski se popunjava
Napomene - upisati ili odabrati napomenu uz zaprimljeni dokument
Odobren uvid za - ne koristi se
Zaključeno - ne koristi se   

Unos  ugovora


  • namjena - za unosa ugovora i dokumenata vezanih za ugovor
  • na radnoj traci klikne se na ikonu ►"Izbornik aplikacija"
  • u padajućem izborniku odabere se ►Centralni izbornik aplikacija►Unos dokumentacije
Broj ugovora - upisati broj ugovora
Datum - upisati datum ugovora
Broj rezervacije - upisati broj rezervacije po ugovoru
Broj računa - upisati broj računa po ugovoru
Ime i prezime osobe ili naziv tvrtke - upisati naziv korisnika ugovora
Vozilo - upisati registarski broj vozila iz ugovora
Poslovnica - agencija - upisati naziv poslovnice/agencije - izdavatelj ugovora
Kratak opis - upisati
Prilog - umetnuti poveznicu (link) na digitalizirani dokument
Broj priloga - upisati broj priloženih dokumenata uz ugovor